# CRM para WhatsApp con inbox compartido y embudo de ventas

URL: https://www.walo.chat/crm-para-whatsapp  
Actualizado: 2026-09-29

> **Respuesta corta:** Un CRM para WhatsApp junta en un solo lugar las conversaciones, los datos de cada cliente y la etapa de venta en la que está. Walo suma un inbox compartido para tu equipo, un tablero con etapas que definís con tus palabras y un agente de IA que atiende, mueve a cada contacto de etapa citando lo que dijo el cliente y deriva a una persona cuando hace falta.

## ¿Cuándo necesitás un CRM para WhatsApp?

Mientras contestás vos solo desde el celular, WhatsApp alcanza. El problema aparece cuando crecen los mensajes o se suma gente. Estas son las señales de que ya te quedó chico:

- Dos o tres personas contestan el mismo número y nadie sabe quién respondió qué.
- Un cliente preguntó precio el martes y el viernes nadie se acuerda de volver a escribirle.
- Llevás los interesados en una planilla que siempre está desactualizada.
- Pagás anuncios y no sabés cuáles de esos chats terminaron en venta.
- Te escriben de noche o el domingo y el lunes arrancás con veinte charlas frías.

## Un inbox para todo tu equipo

Walo junta las conversaciones de WhatsApp y de Instagram en un mismo inbox. Cada persona de tu equipo entra con su usuario: hasta 5 en el plan Inicial, 15 en Profesional y 50 en Ultra. Podés asignar un contacto o una conversación a alguien, sumar etiquetas y dejar notas internas que el cliente nunca ve.

El agente de IA atiende primero. Cuando la consulta necesita a una persona, la deriva a tu equipo o a un especialista por tema, y avisa. Si esa persona se olvida de devolverla, Walo la retoma sola. Si ya usás WhatsApp Business en el celular, podés vincular el número que ya usás y conservar tus chats: está explicado en [la guía de coexistencia](https://www.walo.chat/guias/coexistencia-whatsapp-business-app-y-api).

## ¿Qué etapas tiene el embudo?

El tablero tiene cinco etapas activas y cuatro de cierre. Los nombres son fijos para que los reportes se puedan comparar. Lo que cambia es qué significa cada una en tu negocio: vos la definís con tus palabras, por agente. «Calificado» no quiere decir lo mismo para una inmobiliaria que para una peluquería.

| Etapa | Definición de partida (la podés reescribir) |
| --- | --- |
| Nuevo | Recién llegó y todavía no mostró una señal comercial. |
| Interesado | Preguntó precio, disponibilidad o cómo contratar lo que vendés. |
| Calificado | Además de interés, dio datos concretos: necesidad, volumen, presupuesto o fecha. |
| Negociación | Eligió un producto o plan, pidió un presupuesto firme o quiere reservar. |
| Cliente | Confirmó que compró o contrató. |

Las cuatro etapas de cierre están separadas a propósito, porque cuentan historias distintas: **Sin respuesta** (se apagó), **Perdido** (dijo que no), **Descartado** (nunca fue un cliente posible: spam o buscaba otro rubro) y **Fuera de embudo** (por ejemplo, alguien que ya es cliente y solo pide soporte). Juntarlas en una sola columna te impide saber si el problema es cómo vendés o a quién le llegan tus anuncios.

## La IA mueve el embudo con evidencia, no con corazonadas

Mientras atiende, el agente de Walo va moviendo a cada contacto de etapa. Para hacerlo tiene que citar qué dijo el cliente: «pidió presupuesto para 40 personas el 12 de octubre» justifica pasar a Negociación; un «gracias» no justifica nada. Si no hay evidencia, no hay cambio de etapa.

- **Tablero kanban:** tu equipo ve a todos los contactos por etapa y arrastra tarjetas cuando quiere corregir algo.
- **Registro de cada cambio:** queda anotado quién movió al contacto (una persona del equipo, el agente o el reloj de seguimientos) y, si fue la IA, la frase del cliente que lo justificó.
- **Aviso en la charla:** el cambio aparece en el hilo de la conversación, así quien la abre sabe en qué quedó sin leer todo.
- **Solo la IA que vos habilitás:** cada agente tiene su propio interruptor para el embudo. Un agente de soporte puede atender sin tocar tus números de venta.

## Seguimientos para que ninguna charla se enfríe

Desde el plan Profesional, Walo mira las charlas de WhatsApp que se frenaron, decide si vale la pena volver a escribir y manda el mensaje en horario razonable para el cliente, con un techo de intentos que ponés vos. Nunca le escribe a quien marcaste como «no contactar». Cuando un contacto lleva días sin responder, lo pasa a Sin respuesta y tu tablero queda al día sin que nadie lo toque. Cómo hacerlo bien, con o sin Walo, está en [la guía de seguimiento automático](https://www.walo.chat/guias/seguimiento-automatico-whatsapp).

## ¿De dónde vino cada cliente?

Si hacés pauta en Meta, cada contacto que llegó desde un anuncio de Click to WhatsApp queda marcado con su origen, y arriba del primer mensaje aparece el aviso que lo trajo: la imagen, el título y la campaña. Esto viene en todos los planes. Desde Profesional, Walo además le avisa a Meta cuando un lead avanza de etapa, para que tus campañas busquen gente parecida a la que te compra. Lo explicamos en [anuncios de Click to WhatsApp](https://www.walo.chat/anuncios-click-to-whatsapp).

## Qué números ves en el tablero de analítica

- Leads nuevos por período, separados entre anuncios y orgánico.
- Clientes nuevos y tasa de cierre.
- Calidad del lead: cuántos califican y cuántos compran, anuncios contra orgánico.
- El embudo etapa por etapa y el pipeline actual.
- Motivos de cierre: cuántos se apagaron, cuántos dijeron que no y cuántos nunca fueron un cliente posible.
- Cómo viene la operación del inbox y el trabajo de la IA.

Cuánto cuesta cada plan y qué incluye está en [precios](https://www.walo.chat/precios). Crear tu agente y probarlo con tu propio negocio es gratis y no pide tarjeta.

## Preguntas frecuentes

### ¿Puedo cambiar los nombres de las etapas?

Los nombres son fijos: cinco etapas activas y cuatro de cierre. Lo que definís vos es el criterio de cada una, con tus palabras y por agente. Así el tablero habla el idioma de tu negocio y, a la vez, los reportes y la señal a Meta siguen siendo comparables mes a mes.

### ¿Y si la IA mueve mal a un cliente?

Lo arrastrás a la etapa correcta desde el tablero o desde el panel del contacto. Cada cambio queda registrado con quién lo hizo y, si fue la IA, con la frase del cliente que usó como evidencia. Eso te deja ver si el criterio que escribiste está claro o hay que ajustarlo.

### ¿Sirve para Instagram o solo para WhatsApp?

Para los dos. Los mensajes directos de Instagram entran al mismo inbox, con el mismo embudo y el mismo tablero, y el agente atiende y mueve etapas igual en ambos canales. Los seguimientos automáticos y los recordatorios de turnos, en cambio, salen solo por WhatsApp.

### ¿Cuántas personas de mi equipo pueden usarlo?

Hasta 5 usuarios en el plan Inicial, 15 en Profesional y 50 en Ultra. Si necesitás más, el plan Enterprise se arma a medida. Cada persona entra con su propio usuario, así se sabe quién atendió cada conversación y quién movió a cada contacto.

### ¿Tengo que dejar de usar WhatsApp en el celular?

No necesariamente. Podés vincular el número que ya usás y conservar tus chats. Conectar WhatsApp es un trámite con Meta que suele llevar entre 10 y 15 minutos; te guiamos paso a paso y, si te trabás, lo hacemos con vos en una llamada.