Plantillas de WhatsApp Business API: qué son, cómo se aprueban y cuándo se pagan

¿Qué es una plantilla de WhatsApp?

Es un mensaje armado de antemano que queda guardado en tu cuenta de WhatsApp Business. Tiene un texto fijo con partes variables, como el nombre del cliente o la fecha de un turno, y puede sumar una imagen, un video o un documento, un pie de mensaje y botones. Antes de usarla, Meta la revisa. Recién cuando está aprobada la podés mandar.

Las plantillas existen porque WhatsApp no deja que un negocio le escriba lo que quiera, cuando quiera, a cualquiera. Si el cliente no te escribió en las últimas 24 horas, la plantilla es la única puerta. Para entender bien ese límite, leé primero la guía de la ventana de 24 horas.

¿Cuándo necesitás una plantilla?

• Cuando la ventana de 24 horas está cerrada. El cliente te escribió hace más de un día y querés retomar la charla.
• Cuando la conversación la empezás vos. Alguien que te dejó su número y pidió que le avisen, pero nunca te escribió.
• Para avisos que llegan días después. El recordatorio de un turno, el aviso de que llegó un pedido, un vencimiento.
• Para reactivar leads. El cliente preguntó, no contestó más y ya pasó la ventana.

Si la ventana está abierta no necesitás plantilla: el texto libre es gratis y suena más natural. Usar una plantilla dentro de la ventana solo tiene sentido si ya la tenés armada y te ahorra trabajo, y aun así una de marketing se cobra.

Las tres categorías de plantillas

Meta pide que una plantilla de utilidad sea específica de esa persona o esencial para ella, y que no tenga nada promocional. Esa es la frontera que más se discute, y la que más plata mueve.

¿Meta puede cambiarle la categoría a una plantilla?

Sí, y lo hace sola. Estas son las reglas que publica Meta:

• Una plantilla que mezcla utilidad y marketing se clasifica como marketing.
• Una plantilla con contenido poco claro, por ejemplo solo una variable o una frase suelta como "Felicitaciones", también se trata como marketing.
• Meta revisa plantillas ya aprobadas. Si una de utilidad en realidad es de marketing, la recategoriza, y en general avisa con un día de anticipación.
• Si tu cuenta ya recibió una advertencia por mal uso de categorías, desde abril de 2025 Meta puede cambiarla sin ese aviso previo.
• El cambio automático de categoría es hoy el comportamiento por defecto: ya no depende de que lo autorices al crear la plantilla.

¿Cómo se crea y se aprueba una plantilla?

1. Elegí la categoría y el idioma. Si atendés en dos idiomas, cargá una versión para cada uno.
2. Escribí el cuerpo del mensaje, con variables donde vaya lo que cambia de cliente a cliente.
3. Sumá, si hace falta, un encabezado (texto, imagen, video o documento), un pie y botones.
4. Enviala a revisión. La revisión es automática y puede quedar pendiente hasta 24 horas.
5. Si la aprueban, queda en estado APPROVED y ya la podés mandar. Si la rechazan, corregila y volvé a enviarla.
6. Si la editás después, vuelve a pasar por revisión.

Hay un tope de plantillas por cuenta: 250 si tu portafolio de negocio no está verificado, y hasta 6.000 si está verificado y tiene el nombre visible aprobado. Para la mayoría de los negocios, 250 sobran.

Variables: cómo personalizar sin que te la rechacen

Las variables van entre llaves dobles y hay dos formatos. Los parámetros con nombre usan minúsculas y guiones bajos, como {{nombre_cliente}}. Los parámetros posicionales usan números en orden, empezando por 1: {{1}}, {{2}}.

• Escribí suficiente texto fijo para que se entienda de qué se trata. Una plantilla que es solo {{1}} se clasifica como marketing.
• Cargá ejemplos realistas para cada variable al mandarla a revisión. Ayudan a que quien revisa entienda el mensaje.
• Nombrá tu negocio en el texto. El cliente tiene que saber quién le escribe sin abrir el perfil.
• Si la plantilla es de utilidad, que las variables sean datos de esa persona: su pedido, su turno, su número de seguimiento.

¿Cuánto cuesta mandar una plantilla?

Meta cobra cada plantilla entregada, según su categoría y el código de país del número que la recibe. Las de utilidad son gratis si salen con la ventana de 24 horas abierta. Las de marketing y autenticación se cobran aunque la ventana esté abierta. Y cualquier plantilla es gratis mientras esté abierta la ventana de 72 horas de un chat que vino de un anuncio. Las tarifas, cómo se estiman y qué cambió en Argentina están en cuánto cuesta la API de WhatsApp Business.

Calidad: por qué una plantilla puede pausarse

Cada plantilla tiene su propia calificación de calidad: verde (alta), amarilla (media), roja (baja) o pendiente, mientras no haya datos. La bajan los bloqueos y reportes de los clientes y las tasas de lectura bajas. Con calidad baja, Meta puede frenar el ritmo de envío de esa plantilla o pausarla. Si las quejas siguen, deja de estar aprobada.

Las reglas de WhatsApp son claras: solo podés escribirle a alguien que te dio su número y que aceptó recibir tus mensajes, y tenés que respetar cualquier pedido de no ser contactado, lo haga por WhatsApp o por otro canal. Algunas buenas prácticas:

• Pedí el permiso de forma explícita, en el momento en que el cliente te deja el número.
• Mandá solo lo que el cliente espera recibir, con una frecuencia razonable.
• Dejá una forma simple de darse de baja, y cumplila siempre.
• Mandá en horarios normales. Un mensaje a las tres de la mañana es una invitación a que te bloqueen.
• Los bloqueos y reportes que bajan la calidad de una plantilla también pesan en la calidad de tu número.

Plantillas y seguimientos: cuándo conviene cada una

Un seguimiento dentro de las 24 horas no necesita plantilla: sale como texto libre, gratis y más natural. Pasadas las 24 horas, necesitás plantilla. Si el lead vino de un anuncio y la ventana de 72 horas sigue abierta, esa plantilla sale gratis. Después, se cobra, casi siempre como marketing. Por eso el mejor momento para insistir suele ser antes de que se cierre la ventana. Lo desarrollamos en seguimiento automático por WhatsApp.