Respuesta corta
Para agendar turnos por WhatsApp de forma automática necesitás tu número conectado a la API de WhatsApp Business, una agenda online con tu disponibilidad real y un agente que converse. Walo usa Cal.com: el agente responde las dudas, ofrece horarios libres, reserva, reprograma o cancela desde el chat y manda recordatorios el día anterior y una hora antes.
¿Cómo se agenda un turno por WhatsApp con un agente de IA?
El cliente escribe como le escribiría a tu recepción. No hay menú de opciones ni «marcá 1 para turnos». Una charla típica sigue estos pasos:
- El cliente pregunta. Por texto o por audio: «¿tenés lugar el jueves a la tarde para limpieza facial?».
- El agente resuelve las dudas previas con la información que le cargaste: qué incluye el servicio, cuánto sale, cuánto dura, cómo llegar, si hay que ir con alguna preparación.
- Consulta tu agenda en Cal.com y le ofrece horarios concretos que están libres ese día.
- Pide los datos de la reserva: nombre y email, que Cal.com necesita para crear el turno.
- Reserva y confirma con día, hora y zona horaria escritos completos, para que no haya malentendidos.
- Queda todo registrado: el turno en tu calendario y una nota en la conversación, visible para tu equipo.
¿Qué pasa con los horarios ocupados y los turnos duplicados?
El agente no adivina ni ofrece horarios de memoria. Antes de proponer, pregunta a tu Cal.com qué está disponible, así que lo que ofrece es lo que realmente tenés libre en ese momento.
- Si el cliente ya tiene un turno, el agente no le crea otro por error. Le confirma el que tiene o le propone cambiarlo.
- Si pide un turno adicional a propósito (por ejemplo, para otra persona de la familia), lo agenda aparte.
- Si el cliente está en otra zona horaria, la reserva se hace en su hora y el agente le aclara la equivalencia. Sirve para sesiones online o para quien consulta desde el exterior.
¿Se puede reprogramar o cancelar por el mismo chat?
Sí. Si el cliente escribe «no llego el jueves, ¿lo pasamos al viernes?», el agente busca su reserva, confirma cuál quiere mover y le ofrece los horarios libres del viernes. Lo mismo para cancelar. El cambio se aplica en tu calendario al instante y nadie de tu equipo tiene que intervenir.
Hay un control de seguridad: el agente solo puede tocar turnos del mismo contacto que está escribiendo, verificado por el teléfono o el email con que se reservó. Nadie puede cancelarle el turno a otra persona desde un chat.
¿Cómo funcionan los recordatorios de turnos por WhatsApp?
Con los recordatorios activados, cada turno que agenda el agente programa dos avisos por WhatsApp. Los dos se ajustan solos si el turno se reprograma, y se cancelan si el turno se cancela.
| Recordatorio | Qué dice | Cuándo sale |
|---|---|---|
| El día anterior | Pide confirmar la asistencia respondiendo, u ofrece reprogramar. Suma una línea que escribís vos, por ejemplo una alternativa para quien no puede venir. | Unas 24 horas antes, pero nunca de noche: si cae fuera de las 9 a 21 en la hora del cliente, se corre a la mañana. |
| Una hora antes | Recuerda día y hora, y avisa que puede responder para reprogramar o cancelar. | Una hora antes, aunque sea temprano. Un aviso para un turno de las 8 no sirve si espera hasta las 9. |
Si el cliente respondió el recordatorio del día anterior, el agente sigue la charla: confirma, reprograma o cancela. Y si el cliente sigue conversando por otra cosa, los recordatorios no se pierden: solo se cancelan si cambia el turno.
Audios, preguntas raras y casos que necesitan a una persona
- Audios: mucha gente pide el turno con un mensaje de voz. Walo lo pasa a texto y el agente responde como si le hubieran escrito.
- Fotos y documentos: si le cargaste la lista de precios, las indicaciones previas o fotos de los trabajos, y los marcaste para compartir, el agente manda el archivo exacto que le piden.
- Lo que no sabe, no lo inventa: si la consulta no está en la información que le diste, deriva la charla a una persona de tu equipo y te avisa.
- Casos particulares: un reclamo, un pedido fuera de lo común o una consulta que preferís atender vos pasan a tu equipo, con la conversación completa a la vista.
¿Qué necesitás para empezar?
- Una cuenta de Cal.com con tu tipo de turno armado (duración, horarios de atención). Cal.com se conecta con calendarios como Google Calendar, así tus compromisos personales también cuentan como ocupados.
- Crear tu agente en Walo. Pegás tu sitio web, Walo lo lee y arma el agente. Lo probás gratis, sin tarjeta, todas las veces que quieras.
- Conectar Cal.com desde Herramientas, elegir qué tipo de turno se ofrece y asignárselo a tu agente.
- Conectar tu WhatsApp Business. Es un trámite con Meta que suele llevar entre 10 y 15 minutos. Podés vincular el número que ya usás y conservar tus chats. Si te trabás, lo hacemos con vos en una llamada.
Pagás recién cuando lo conectás a tus clientes. Los planes y lo que incluye cada uno están en precios. Si además querés que el agente atienda todas las otras consultas de tu WhatsApp, mirá el agente de IA para WhatsApp.
Sin tarjeta para crearlo y probarlo.